Get things done – Diese drei Produktivitätstechniken empfiehlt CMO, Lara Farwick

Ich gebe es zu, ich bin ein richtiger Produktivitätsjunkie. Ich blicke am liebsten auf die Tage zurück, an denen ich alle Punkte auf meiner To-Do-Liste abgearbeitet habe. Und da wären wir auch schon bei einer der Produktivitätstechniken, die ich regelmäßig anwende. In diesem Blogartikel gebe ich Ihnen Einblicke in meinen Alltag, wie ich produktiv bleibe und warum es manchmal gut ist, unproduktiv zu sein.

Wenn ich an meine Schulzeit und vor allem an die Vorbereitung auf Klassenarbeiten zurückdenke, habe ich mich häufig dabei erwischt, wie meine Gedanken abschweifen. Trotz langer Lernphasen blieb nicht wirklich etwas hängen. Heute ist mir bewusst, dass Produktivität nichts mit der aufgewendeten Zeit zu tun hat. Nicht umsonst heißt es: „Work smarter, not harder“. Doch was genau bedeutet smarter? Wie arbeitet man schlauer? Einige Techniken können dabei helfen.

Die To-Do-Liste – Old but gold

Eine der wohl bekanntesten Produktivitätstechniken ist die To-Do-Liste. Die einen schreiben sie am Abend zuvor, für die anderen ist es ein morgendliches Ritual. Das Resultat ist jedoch immer gleich: eine Auflistung von Aufgaben, welche man am Tag erledigen möchte. Das Durchstreichen der Aufgaben nach Erledigung ist bei jedem Punkt eine kleine Belohnung. Beim Schreiben meiner To-Do-Listen bin ich pragmatisch. Mir persönlich reicht ein Post-It, auf welchem ich dann meine offenen Aufgaben schreibe. Das hilft mir dabei, einen Überblick zu behalten. Sollte es vorkommen, dass mal nicht alle Aufgaben erledigt sind, übertrage ich die übrig gebliebenen Aufgaben auf das Post-It des nächsten Tages.

Time Boxing – Fixe Zeiten für Aufgaben mit Priorität

Time Boxing fügt den Aufgaben eine zeitliche Komponente hinzu. Bereits vor Bearbeitung einer Aufgabe schätzt man selbst ein, wie viel Zeit man für diese benötigt. Diesen Zeitraum blockt man dann im eigenen Kalender und hält sich strikt an diese Zeitvorgaben. Mit zunehmender Erfahrung werden die Zeiteinschätzungen genauer. Diese Methode ermöglicht ein fokussiertes Arbeiten an Aufgaben. Es vermeidet darüber hinaus Multitasking und führt zu mehr Produktivität. Die zeitliche Planung von Aufgaben eliminiert zudem ein langwieriges Aufschieben wichtiger Aufgaben.

Focus Time – keine ungewollten Unterbrechungen

Die moderne Welt ist geprägt von Ablenkungen. Hier eine Notification, da eine neue Mail – am liebsten würden wir immer alles sofort bearbeiten. Das führt jedoch dazu, dass man in Summe mehr Zeit benötigt, um die Aufgaben zu erledigen. Focus Time oder Fokuszeit eliminiert diese alltäglichen Ablenkungen. Man legt sich diese Zeiträume in die Tageszeit, in der man sich am besten konzentrieren kann. In der Fokuszeit erledigt man die Aufgaben mit der höchsten Priorität. Man schützt diesen Zeitraum bewusst und vermeidet das Vereinbaren von Meetings und Terminen. Dabei ist ein Fokus Intervall zeitlich begrenzt. Viele, die diese Methode anwenden, setzen sich Intervalle von 25-30 Minuten.

Eine Kombination der Techniken bringt für mich die meiste Produktivität – so arbeite ich am produktivsten

Produktiv sein ist höchst individuell. Ich bin der festen Überzeugung, dass es keine Zauberrezeptur gibt, mit der jeder Mensch produktiv arbeitet. Mit einer stetigen Arbeit und der Freude am Ausprobieren kann man seine eigene Produktivität steigern. Übrigens adaptiere ich meinen Prozess in regelmäßigen Abständen, um nicht in eine immer gleichbleibende Routine zu fallen. Derzeit sieht diese Routine so aus:

1. Aufgaben mit Hilfe einer To-Do Liste am Morgen definieren

2. Gliederung der Aufgaben, sodass diese in ein Fokus Intervall passen

3. Time Boxen im Kalender hinzufügen, um die Aufgabenpakete zu planen und Aufgaben mit der höchsten Priorität zu berücksichtigen

4. 3-4 Durchgänge von Fokus Intervallen mit jeweils fünf Minuten Pause

5. Retrospektive der produktiven Arbeitsphase

6. Eine große Tasse Kaffee zum Abschluss der produktiven Phase darf nicht fehlen

Produktiv sein macht Spaß, unproduktiv sein schafft Raum für Ideen

Trotz dieser vielversprechenden Produktivitätstechniken erwische ich mich manchmal dabei, nicht produktiv zu sein. Bei aller Selbstoptimierung ist das dennoch in Ordnung. Denn diese unproduktiven Zeiträume schaffen Raum für Ideen und Kreativität. Nicht grundlos berichten viele Menschen von spannenden Einfällen unter der Dusche oder vor dem Schlafengehen. Es macht deutlich, dass unser Gehirn Freiräume zum freien Denken benötigt. Wie gesagt: „Work smarter, not harder.“ – und genau dazu ist es wichtig, Aufgaben und Ergebnisse zu reflektieren. Durch kreatives Hinterfragen von Herangehensweisen an Aufgaben können sich effektivere Lösungsätze entwickeln.

Fazit

Produktivitätstechniken können dabei helfen, die Arbeitszeit gezielter einzusetzen, ohne sie dabei zu verlängern. Zusätzlich kann durch ein fokussiertes Bearbeiten von Aufgaben die Qualität der Ergebnisse gesteigert werden. Dabei sollte man jedoch nicht den Fehler machen, jede Minute des Tages zu verplanen. Ein bisschen Zeit für kreative und neue Gedanken muss bestehen bleiben, um die eigene Entwicklung voranzutreiben.