Agiles Projektmanagement – Priorisierung als Erfolgsfaktor

Der Begriff Agilität steht im übertragenden Sinn für Beweglichkeit. Um innovative Formen der Arbeitsorganisation sowie bisherige sehr klassische (Arbeits-) Strukturen zu optimieren, legen viele Unternehmen zunehmend mehr Wert auf das agile Projektmanagement. Als Veranstalter von zahlreichen digitalen Messen, können wir als enra GmbH entschlossen behaupten, dass die Priorisierung eines gut funktionierenden und agilen Projektmanagements als Erfolgsfaktor bewertet werden kann. Lesen Sie daher in diesem Blogartikel alles rund um das Thema eines agilen Projektmanagements und erfahren Sie Informationen aus erster Hand, warum beispielsweise Joschua Boos, Project Manager bei der enra GmbH, der Meinung ist, dass sich die Priorisierung in einem agilen Projektmanagement zum Erfolgsgarant entwickeln kann.

Die Geschichte des agilen Projektmanagements

Das agile Projektmanagement hat seine Herkunft in der Software-Entwicklung. Dort haben sich in den 90er Jahren visionäre Mitarbeiter innerhalb der Branche über die sehr steifen und unflexiblen Arbeitsprozesse beschwert. Diese waren eingangs zum Teil in vielen Unternehmen noch die Gepflogenheit, sodass ein Umdenken stattfinden musste. Ziel war es, schnellere und weitaus flexiblere Arbeitsprozesse garantieren zu können. Es mussten Werte und Prinzipien entwickelt werden, mit denen ein Unternehmen dynamisch agiler auf den laufenden Markt antworten konnte. Das Konzept eines agilen Projektmanagements lässt sich demnach in der Software-Entwicklung ansiedeln, jedoch lässt es sich auch zusätzlich auf alle anderen Bereiche, in denen das Projektmanagement eine zentrale Rolle spielt, übertragen. Agilität und die Beschaffenheit, dass man auf unvorhergesehene Ereignisse und Veränderungen sehr rasch und effizient reagieren kann, sind schließlich erfolgsversprechende Eigenschaften, die jedes Unternehmen gerne anwendet - insbesondere, wenn der Kunde in dieses Geschehen involviert wird.

“Durch das Agile Projektmanagement und den damit verbundenen Sprints lassen sich Kundenwünsche einfacher und flexibler integrieren. Man setzt keine Fristen und präsentiert dem Kunden das Endergebnis, sondern der Kunde bekommt nach jedem Sprint ein Update, sodass er seine Wünsche und Meinung direkt im Verlauf des Projektes mit einbringen kann." (Joschua Boos, Project Manager enra Gmbh)

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Wie definiert man das agile Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement hinterfragt deshalb Prozesse und die klassische Rollenverteilung in der Vorgehensweise eines Projektes. Es legt erhöhten Wert auf die Mitwirkung des Auftraggebers, welche möglichst intensiv und regelmäßig in den Ablauf eines Projektes einbezogen werden sollten. Diese Methode verspricht, dass KundInnen kontinuierlich Ergebnisse präsentiert werden, bei denen beispielsweise eine Änderung durch den Auftraggeber jederzeit möglich ist. Änderungen sind sogar wahrscheinlich weitaus willkommen, weil sie den Kunden nie vor vollendete Tatsachen stellen, sondern die besten Resultate aufgrund einer engen und persönlichen Zusammenarbeit garantieren.

“Im Weiteren kann man Probleme oder Hindernisse viel einfacher lösen. Stellen Sie sich vor Ihnen steht ein Hindernis im Weg und anstatt zu versuchen "mit dem Kopf durch die Wand" zu kommen, könnten Sie einfach außenherum gehen. Das bedeutet es für mich, ein agiles Projektmanagement umzusetzen.”
(Joschua Boos, Project Manager enra Gmbh)

“Die Interaktion mit Menschen ist von größerer Bedeutung als Prozesse und Werkzeuge.”

Alle Projektbeteiligten rücken mit dieser Aussage in den Vordergrund. Damit alle Mitwirkende ihr volles Potential ausschöpfen können, bedarf es Handlungsspielraum, der weder eingeschnürt noch begrenzt ist. Und dies trifft in der Regel auf das klassische Projektmanagement zu, bei dem die Interaktion mit dem Kunden gewöhnlich am Anfang und wiederum bei Fertigstellung des Produktes oder der Dienstleistung stattfindet. Das agile Projektmanagement rückt jedoch den Menschen und die Kommunikation in den Fokus, sodass ein Projekt gemeinsam vorangetrieben werden kann.

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“Die Zusammenarbeit mit den KundInnen ist von größerer Bedeutung als die Vertragsverhandlung selbst.”

Anstatt die Energie in lange und aufwendige Vertragsverhandlungen zu investieren, sollte lieber frühzeitig mit der Arbeit begonnen werden. Mit diesem Fokus implizieren Sie gleichzeitig das eigentliche Ziel des Projektes: eine laufende Zusammenarbeit der Vertragspartner, bei denen Kunde und Anbieter vorhandene Synergien zu ihrem Vorteil nutzen können. Klare Preis-Strukturen und eine transparente Angebotsübersicht über die enthaltenen Leistungen garantieren nämlich, dass niemand der Beteiligten die Übersicht verliert. Eine Plattform wie auch die Zusammenarbeit sollte Flexibilität bieten, bei der KundInnen nur das bezahlen, was sie auch wirklich nutzen.

“Das Reagieren auf Veränderungen ist von größerer Bedeutung als an einem vorgegebenen Plan festzuhalten.”

Ein Projektverlauf und der damit verbundene Prozess können nie vorhergesagt werden. Allein aus diesem Grund ist es umso wichtiger, dass Unternehmen auf Änderungen, unvorhergesehene Ereignisse oder auch auf Wünsche der Auftraggeber relativ rasch reagieren können. Das klassische Projektmanagement zeigt hier das genaue Gegenteil, denn hier werden die zu Anfang definierten Anforderungen nach Plan abgearbeitet, was die Flexibilität und die Anpassungsfähigkeit beachtlich einschränkt. Das agile Projektmanagement passt sich den Umständen jedoch immer optimal an, sodass das bestmögliche Resultat ständig optimiert und damit am Ende auch erreicht werden kann.

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Die Agilen Prinzipien

Die bisher erwähnten Vorzüge eines agilen Projektmanagements, möchten wir noch um einige “Agile Prinzipien” eines gut funktionierenden Projektmanagements ergänzen. Rückblickend betrachtet, können wir auf eine Vielzahl von Projekten zurückgreifen, von denen wir Grundsätze und Überzeugungen für uns ableiten konnten:

• Höchste Priorität hat die Zufriedenstellung der KundInnen
• Veränderungen werden selbst spät im Prozess für den Kunden zum Positiven genutzt
• Informationen werden möglichst im persönlichen Gespräch übermittelt und von Angesicht zu Angesicht besprochen
• Ständiger Fokus auf den Fortschritt erhöht die Agilität und das Endresultat
• Einfachheit ist manchmal einfach mehr!
• Projektteams reflektieren sich und die Performance, um noch effizienter zu werden

Ist das agiles Projektmanagement auch in Ihrem Unternehmen möglich?

Fakt ist: Kein Unternehmen schafft es von heute auf Morgen ganze Arbeitsstrukturen und –prozesse umzustellen. Wenn Sie jedoch effizienter arbeiten und handeln möchten, dann können wir Ihnen nur herzlichst empfehlen, dass Sie sich das Grundverständnis für die agilen Prinzipien und Werte aneignen. Wer nach dem Prinzip der Agilität handelt, der reagiert schneller und zum Teil auch viel flexibler auf seine Umwelt und die sich ständig verändernden Bedingungen. Eine Prozessoptimierung in einem Unternehmen kann immer nur von Vorteil sein, denn diese ermöglicht langfristig betrachtet eine Einsparung der Ressourcen und damit eine effizientere Arbeitsweise.